مهارت های ارتباطی را میتوان به صورت صوتی (از طریق تبادل کلامی)، از طریق رسانههای نوشتاری (کتاب، وب سایتها و مجلات)، بصری (با استفاده از نمودارها، چارتها و نقشهها)، یا غیرکلامی (زبان بدن، حرکات، زیر و بم صدا و لحن) انجام داد. همه این ابزارهای مهارت های ارتباطی، برای موفقیت در شغل حیاتی هستند.
در واقع کارفرمایان به طور مداوم مهارت های ارتباطی را به عنوان یکی از متداولترین مهارتهای درخواستی در آگهیهای شغلی 2020 در نظر میگیرند. استفاده، بهبود و به نمایش گذاشتن مهارت های ارتباطی خود میتواند به شما کمک کند تا در حرفه خود پیشرفت کنید و در هنگام جستجوی شغل جدید رقابتی باشید.
در این مقاله، مهارت های ارتباطی برتر و راههایی را که میتوانید آنها را بهبود بخشید، مورد بحث قرار میدهیم و توضیح میدهیم که چگونه مهارت های ارتباطی را در رزومه خود و در طول مصاحبه ارتقا بدهید. چک لیست توسعه فردی را مرور کنید تا ارتباط مؤثرتری برقرار کنید.
اهمیت مهارت های ارتباطی
داشتن مهارت های ارتباطی قوی به همه جنبههای زندگی کمک میکند. از زندگی حرفهای گرفته تا زندگی شخصی و هر چیزی که در این بین قرار میگیرد. از نقطه نظر تجاری، تمام معاملات از ارتباطات ناشی میشود. مهارت های ارتباطی خوب برای اینکه دیگران و خودتان اطلاعات را با دقت و سرعت بیشتری درک کنید ضروری است.
در مقابل، مهارت های ارتباطی ضعیف منجر به سوءتفاهمهای مکرر و ناامیدی میشود. در نظرسنجی LinkedIn در سال 2016 که در ایالات متحده انجام شد، ارتباطات در صدر فهرست مهارتهای نرم در میان کارفرمایان قرار گرفت.
مهارت های ارتباطی چیست؟
مهارت های ارتباطی، تواناییهایی هستند که هنگام ارائه و دریافت انواع مختلف اطلاعات از آنها استفاده میکنید. در حالی که این مهارتها ممکن است بخشی منظم از زندگی کاری روزانه شما باشد، برقراری ارتباط به شیوهای واضح، مؤثر و کارآمد یک مهارت بسیار ویژه و مفید است.
یادگیری از ارتباطات بزرگ اطراف خود و تمرین فعالانه روشهایی برای بهبود مهارت های ارتباطی خود هستند. اینها راهکارهایی هستند که در طول زمان مطمئناً از تلاشهای شما برای دستیابی به اهداف مختلف شخصی و حرفهای پشتیبانی میکنند.
مهارت های ارتباطی شامل گوش دادن، صحبت کردن، مشاهده کردن و همدلی است. همچنین درک تفاوت در نحوه برقراری ارتباط از طریق تعاملات رو در رو، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتالی مانند ایمیل و رسانههای اجتماعی مفید است. مقاله راههای کنترل استرس و اضطراب میتواند زمینه مناسبی قبل از شروع این بحث باشد.
انواع ارتباط
چهار نوع ارتباط اصلی وجود دارد که ممکن است به صورت روزانه از آنها استفاده کنید و باید مهارت های ارتباطی خود را در این زمینهها تقویت کنید، از جمله:
1. کلامی: برقراری ارتباط از طریق زبان گفتاری
- از صدای گفتاری قوی و مطمئن استفاده کنید.
- شنونده فعالی باشید.
- از کلمات پرکننده پرهیز کنید.
- در صورت لزوم از اصطلاحات تخصصی که برای مخاطب عام قابل فهم نیستند، استفاده نکنید.
2. غیرکلامی: برقراری ارتباط از طریق زبان بدن، حالات چهره و آواز
- به احساس فیزیکی خود توجه کنید.
- در مورد ارتباطات غیرکلامی خود، آگاه باشید.
- از میمیکهای مختلف که در ارتباطات غیرکلامی شما مؤثر است تقلید کنید.
3. نوشتاری: برقراری ارتباط از طریق زبان نوشتاری، نمادها و اعداد
- قبل از افزودن تصاویر بصری از دیگران نظر بپرسید.
- مخاطبان خود را در نظر بگیرید.
- فقط در صورتی از تصاویر استفاده کنید که ارزش اضافه کنند.
- حرف اصلی را واضح و قابل فهم بیان کنید.
4. دیداری: ارتباط از طریق عکاسی، هنر، طراحی، طرح، چارت و نمودار
- برای سادگی تلاش کنید.
- به لحن تکیه نکنید.
- برای مرور ارتباطات کتبی خود وقت بگذارید.
- یک فایل نوشتاری که فکر میکنید مؤثر یا لذتبخش است، نگه دارید.
مهارت های ارتباطی برتر
مقاله مزایای ارتباط مؤثر در ادامه این مقاله میتواند برایتان مفید باشد.
1. گوش دادن فعال
یکی از مهارت های ارتباطی بسیار مهم فعالانه گوش کردن است. گوش دادن فعال به معنای توجه دقیق به افرادی است که با آنها ارتباط برقرار میکنید، از طریق ارتباط با آنها، سؤال پرسیدن و بیان مجدد. تمرین گوش دادن فعال میتواند باعث ایجاد احترام در بین همکاران و افزایش درک در محل کار شود. همانطور که فعالانه گوش میدهید، روی سخنران تمرکز کنید، از چیزهایی که حواسپرتی ایجاد میکنند، مانند تلفنهای همراه، لپتاپ یا پروژههای دیگر دوری کنید و با آماده کردن سؤالات، نظرات یا ایدههایی برای پاسخگویی متفکرانه بپردازید.
با توجه به حالات چهره، زبان بدن و لحن دیگران، توانایی گوش دادن فعال خود را بهبود بخشید. به جای اینکه آنچه را که میخواهید بگویید آماده کنید، بر روی صحبتهای طرف مقابل و نحوه بیان آن تمرکز کنید. اگر میخواهید چیزی را روشن کنید، سؤال بپرسید یا آنچه را که گفتهاند بیان کنید تا تأیید کنید که آنها را درست فهمیدهاید.
2. روش ارتباطی
استفاده از راه درست برای برقراری ارتباط یکی از مهارت های ارتباطی مهم است. مکالمه از طریق ایمیل، نامه، تماس تلفنی، جلسات حضوری یا پیامهای فوری دارای مزایا و معایبی است. برقراری ارتباط زمانی بهتر است که مخاطب خود را در نظر بگیرید، چه اطلاعاتی را میخواهید به اشتراک بگذارید و بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن آنها را در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، اگر با یک کارفرمای احتمالی در ارتباط هستید، ممکن است بهتر باشد یک ایمیل رسمی ارسال کنید یا با آنها تلفنی تماس بگیرید. در محل کار، ممکن است دریابید که برقراری ارتباط با اطلاعات پیچیده به صورت حضوری یا از طریق یک کنفرانس ویدئویی آسانتر از ایمیل است.
3. دوستی
ویژگیهای دوستانه مانند صداقت و مهربانی میتواند به تقویت اعتماد و درک در هنگام برقراری ارتباط و افزایش مهارت های ارتباطی در محل کار کمک کند. سعی کنید با نگرش مثبت ارتباط برقرار کنید، ذهنی باز داشته باشید و سؤالاتی بپرسید تا به شما کمک کند بفهمید آنها از کجا میآیند. حرکات کوچکی مانند پرسیدن وضعیت او، لبخند زدن در حین صحبت یا تمجید از کار خوب انجامشده میتواند به شما کمک کند روابط سازندهای با همکاران و مدیران ایجاد کنید.
میتوانید با به خاطر سپردن جزئیات کوچک و متفکرانه در مورد همکاران یا مکالمات گذشته، رفتار دوستانه را تمرین کنید. برای مثال، اگر یکی از همکاران به شما بگوید که تولد فرزندش به زودی است و بعداً دوباره با او ارتباط برقرار کنید و از او بپرسید که جشن تولد چگونه گذشت.
4. اعتماد به نفس
در محل کار، افراد بیشتر به ایدههایی که با اطمینان ارائه میشوند پاسخ میدهند. راههای زیادی برای با اعتماد به نفس ظاهر شدن وجود دارد، از جمله:
- برقراری تماس چشمی در هنگام خطاب به کسی
- صاف نشستن با شانههای باز
- آمادهسازی زودتر از موعد خودتان برای جلسه یا مصاحبه تا افکارتان منسجمتر شوند و بتوانید به هر سؤالی پاسخ دهید.
- داشتن مهارت های ارتباطی نهتنها در محل کار بلکه در طول فرآیند مصاحبه شغلی نیز مفید است.
5. به اشتراکگذاری بازخورد
ارتباطات قوی میتوانند بازخورد انتقادی را بپذیرند و ورودی سازندهای به دیگران ارائه دهند. بازخورد باید به سؤالات پاسخ دهد، راه حل ارائه دهد یا به تقویت پروژه یا موضوع مورد نظر کمک کند. ارائه و پذیرش بازخورد از مهارت های ارتباطی ضروری در محل کار است، زیرا میتواند به شما و اطرافیان شما کمک کند تا پیشرفتهای معناداری در کار و پیشرفت حرفهای خود داشته باشید.
یک راه عالی برای یادگیری نحوه بازخورد دادن این است که از بازخوردهایی که دیگران به شما ارائه میدهند یادداشتبرداری کنید. وقتی با یک بازخورد کاملاً توضیح دادهشده مواجه میشوید، کمی زمان بگذارید و بررسی کنید که چرا خوب بود و چگونه میتوانید آن مهارتها را در آینده به کار ببرید.
6. حجم و وضوح صدا
هنگام صحبت کردن، واضح و رسا بودن صدا اهمیت دارد. تنظیم صدای صحبت کردن به گونهای که بتوانید در حالتهای مختلف شنیده شوید یک مهارت است و برای برقراری ارتباط مؤثر بسیار مهم است. صحبت کردن با صدای زیاد ممکن است در برخی مواقع بیاحترامی یا ناخوشایند باشد. اگر مطمئن نیستید که چه تن صدایی مناسب است به محیطی که در آن هستید، جو حاکم و نحوه صحبت بقیه توجه کنید تا متوجه شوید چگونه باید رفتار کنید.
یکی دیگر از جنبههای ارتباط کلامی، آواز و تنالیته است. این شامل نحوه بالا و پایین رفتن لحن شما، زیر و بم شما، الگوی لهجه شما و فضاهایی است که بین عبارات قرار میدهید. چنین جزئیاتی میتواند در انتقال احساسات مؤثر باشد و بینشهایی را در مورد نحوه تفسیر پیام شما به مخاطب ارائه دهد (خواه خودتان متوجه شوید یا نه).
7. یکدلی
داشتن همدلی به این معناست که شما نهتنها میتوانید احساسات دیگران را درک کنید، بلکه در آن سهیم باشید. این مورد هم از مهارت های ارتباطی مهم در میان اعضای تیم و هم در میان افراد به تنهایی است. در هر دو مورد، باید احساسات دیگران را درک کنید و پاسخ مناسب را انتخاب کنید.
به عنوان مثال، اگر شخصی عصبانیت یا ناامیدی خود را ابراز میکند، همدلی میتواند به شما کمک کند تا عواطف او را بشناسید و آن را پخش کنید. در عین حال، توانایی درک اینکه چه زمانی فردی احساس مثبت و اشتیاق دارد میتواند به شما کمک کند از ایدهها و پروژههای خود حمایت کنید.
8. احترام
یک جنبه کلیدی احترام این است که بدانیم چه زمانی باید ارتباط را شروع و به آن پاسخ دهیم. در یک جمع یا در بین اعضای تیم، اجازه صحبت دادن به دیگران بدون قطع کردن کلام آنها احترام تلقی میشود. برقراری ارتباط محترمانه همچنین به معنای استفاده عاقلانه از وقت خود با شخص دیگری است. ماندن در موضوع، پرسیدن سؤالات واضح و پاسخ کامل به سؤالاتی که از شما پرسیده شده است.
9. نشانههای غیرکلامی
بخش زیادی از ارتباطات از طریق نشانههای غیرکلامی مانند زبان بدن، حالات چهره و تماس چشمی اتفاق میافتد. وقتی به صحبتهای کسی گوش میدهید، باید به حرفهای او و همچنین زبان غیرکلامی او توجه کنید. به همین ترتیب، هنگام برقراری ارتباط باید از زبان بدن خود، آگاه باشید تا مطمئن شوید که نشانههای مناسبی را برای دیگران ارسال میکنید. بنابراین نشانههای غیرکلامی را در مهارت های ارتباطی دست کم نگیرید.
10. پاسخگویی
چه در حال پاسخ دادن به تماس تلفنی یا ارسال پاسخ به یک ایمیل باشید، ارتباطدهندههای سریع مؤثرتر از کسانی هستند که دیر پاسخ میدهند. یک روش این است که در نظر بگیرید پاسخ شما چقدر طول میکشد. آیا این یک درخواست یا سؤالی است که میتوانید در پنج دقیقه آینده به آن پاسخ دهید؟ اگر چنین است، ممکن است ایده خوبی باشد که به محض دیدن آن به آن بپردازید. اگر درخواست یا سؤال پیچیدهتری است، همچنان میتوانید تأیید کنید که پیام را دریافت کردهاید و به طرف مقابلتان اطلاع دهید که بعداً به طور کامل پاسخ خواهید داد.
چگونه مهارت های ارتباطی خود را در رزومه، مصاحبه و معرفینامه بهتر کنیم؟
در اینجا چند روش وجود دارد که میتوانید مهارت های ارتباطی خود را در رزومه، معرفینامه و مصاحبه شغلی برجسته کنید
مهارت های ارتباطی در رزومه شما
یک رزومه خوب نوشتهشده خود نشاندهنده مهارت های ارتباطی قوی است. اطمینان حاصل کنید که رزومه شما دارای ساختار مناسب و بدون اشتباهات املایی و گرامری است. علاوه بر این، ممکن است بخواهید برخی از مهارت های ارتباطی مثبت را نیز در بخش مهارتهای رزومه خود بگنجانید، بهخصوص اگر پست شغلی مهارت های ارتباطی خاصی را در توضیحات نیاز دارد. میتوانید مهارتهایی را به رزومه خود برای کارفرمایانی که با مجموعه مهارتهای شما در جستجوی نامزدها هستند، اضافه کنید.
مهارت های ارتباطی در معرفینامه شما
نامه پوششی شما یک فرصت عالی برای توضیح بیشتر در مورد مهارت های ارتباطی شما است. در حالی که میتوانید مستقیمتر در مورد چگونگی ارتباط مؤثر در اینجا صحبت کنید، اما در سطح بالا، نامه پوششی شما یکی از اولین برداشتهای کارفرما از مهارتهای شما است. شما میخواهید cover letter خود را به طور خلاصه نوشته شده، عاری از اشتباهات تایپی و املایی و متناسب با موقعیتی که برای آن درخواست دادهاید، بنویسید و بفرستید.
مهارت های ارتباطی در مصاحبه شغلی شما
اولین و مهمترین راهی که میتوانید در مصاحبه خود ارتباط برقرار کنید این است که چگونه خود را معرفی میکنید. 10 تا 15 دقیقه زودتر در مصاحبه حاضر شوید و متناسب با شغل مورد نظر خود لباس بپوشید. به نشانههای غیرکلامی که از طریق زبان بدن نشان میدهید توجه کنید. از اعمالی مانند خمیدن یا نگاه کردن به تلفن خود در طول مصاحبه خودداری کنید.
نگاه کردن در چشم مصاحبهکننده، بهکارگیری مهارتهای گوش دادن فعال و نشان دادن اعتماد به نفس، همگی راههای مثبتی برای برقراری ارتباط در مصاحبه شما هستند. تقریباً هر کاری که انجام میدهید، چه در محل کار و چه در زندگی، میتواند به عنوان نوعی ارتباط تلقی شود. با شناسایی نقاط قوت و ضعف خود و انجام منظم عادتهای خوب، میتوانید نحوه ارتباط و برقراری ارتباط با دیگران را بهبود ببخشید.
چگونه مهارت های ارتباطی خود را ارتقا ببخشیم؟
با تجربه و تمرین میتوانید مهارت های ارتباطی خود را بیاموزید و بهبود بخشید. با شناسایی نقاط قوت خود شروع کنید و سپس آن مناطق را تمرین و توسعه دهید.
1- ارتباطات خوب را در اطراف خود مشاهده کنید
افراد حرفهای، خانواده و دوستانی را شناسایی کنید که مهارت های ارتباطی بالایی دارند، به طور مداوم ایدهها و اطلاعات را به وضوح با احترام، همدلی و اعتماد به اشتراک میگذارند. راههای ارتباطی خاص آنها با دیگران را مشاهده کرده و یادداشتبرداری کنید. آیا در برخی موارد از لحن خاصی استفاده میکنند؟ چه زمانی؟ چگونه اطلاعات، ایدهها یا دستورالعملهای پیچیده را توضیح میدهند؟ در صورت وجود از چه نوع احساساتی هنگام برقراری ارتباط استفاده میکنند؟ ارتباطات آنها چگونه بر دیگران تأثیر میگذارد؟
2- از یک دوست نزدیک یا همکار خود برای انتقاد سازنده نظر بخواهید
دانستن اینکه به عنوان یک ارتباطدهنده چگونه به نظر میرسید ممکن است سخت باشد. برای دریافت نظر عینی، از یک دوست مورد اعتماد بازخورد صادقانه آنها را بخواهید. درک زمینههای بهبود ارتباطات میتواند به شما کمک کند تا بدانید باید بر روی چه چیزی تمرکز کنید.
3- بهبود عادات ارتباطی را تمرین کنید
بسیاری از مهارت های ارتباطی عاداتی هستند که در طول زمان به وجود آوردهاید. شما میتوانید با تمرین عادات جدیدی که ارتباطات شما را بهتر میکند، این مهارتها را بهبود بخشید. این ممکن است شامل پاسخگویی بیشتر به ارتباطات هنگام ارسال، یادآوری تماس چشمی، تمرین دادن بازخورد مثبت و پرسیدن سؤال در مکالمات باشد. همچنین برای همه ما یادگیری مهارت نه گفتن بسیار واجب است.
4- در کارگاهها یا کلاسهای مهارت های ارتباطی شرکت کنید
چندین سمینار، کارگاه و کلاس آنلاین و آفلاین وجود دارد که میتواند به شما کمک کند ارتباط بهتری داشته باشید. این کلاسها ممکن است شامل آموزش، ایفای نقش، تکالیف نوشتاری و بحثهای آزاد باشد، که همگی در راستای ارتقای مهارت های ارتباطی شما هستند. در مقاله مهارت تصمیمگیری به این مهارت مهم پرداختهایم که در کنار مهارت های ارتباطی میتواند مؤثر باشد.
5- به دنبال فرصتهایی برای برقراری ارتباط باشید
به دنبال فرصتهایی در داخل و خارج از کار باشید که نیاز به استفاده از مهارت های ارتباطی دارند. این به شما کمک میکند تا مهارتهای خوب را تازه نگه دارید و همچنین به شما فرصت میدهد تا مهارتهای جدید را تمرین کنید.
برقراری ارتباط مؤثر در محل کار
در حالی که مهارت های ارتباطی زیادی وجود دارد که در سناریوهای مختلف از آنها استفاده خواهید کرد، چند راه وجود دارد که میتوانید یک ارتباط مؤثر در کار داشته باشید:
واضح و مختصر صحبت کنید
آسانتر کردن پیامتان تا حد امکان، احتمال سوءتفاهم را کاهش میدهد، پروژهها را سرعت میبخشد و به دیگران کمک میکند تا به سرعت اهداف شما را درک کنند. به جای اینکه با جملات طولانی و مفصل صحبت کنید، تمرین کنید که پیام خود را به معنای اصلی آن کاهش دهید. در حالی که ارائه زمینه مفید است، بهتر است هنگام تلاش برای برقراری ارتباط، ایده، دستورالعمل یا پیام خود، ضروریترین اطلاعات را ارائه دهید.
همدلی را تمرین کنید
درک احساسات، ایدهها و اهداف همکارتان میتواند به شما در برقراری ارتباط با آنها کمک کند. برای مثال، ممکن است برای شروع یک پروژه به کمک سایر بخشها نیاز داشته باشید. اگر آنها مایل به کمک نیستند یا نگرانیهایی دارند، تمرین همدلی میتواند به شما کمک کند پیام خود را به گونهای منتقل کنید که نگرانی آنها را برطرف کند. بالا بردن مهارت های ارتباطی ارتباط مستقیمی با برآورده شدن خواستههایتان دارد.
خودتان را ثابت کنید
گاهی لازم است برای رسیدن به اهداف خود قاطع باشید، چه درخواست افزایش حقوق داشته باشید، چه به دنبال فرصتهای پروژه باشید یا در مقابل ایدهای که فکر نمیکنید سودمند باشد مقاومت کنید. در حالی که ارائه با اعتماد به نفس بخش مهمی از محل کار است، باید همیشه در مکالمه محترمانه رفتار کنید. حفظ لحن یکنواخت و ارائه دلایل منطقی برای ادعاهای خود به دیگران کمک میکند تا افکار شما را پذیرا باشند.
آرام و ثابت باشید
هنگامی که اختلاف نظر یا درگیری وجود دارد، میتوان به راحتی احساسات را وارد ارتباطات خود کرد. حفظ آرامش هنگام برقراری ارتباط با دیگران در راستای تقویت مهارت های ارتباطی در محل کار بسیار مهم است. مراقب زبان بدن خود باشید و دستان خود را روی هم گره نکنید (حالت بازوران بسته) یا چشمان خود را نچرخانید. حفظ یکنواخت زبان بدن و حفظ لحن صدای یکنواخت میتواند به شما کمک کند تا به نتیجهای صلحآمیز و سازنده برسید.
از زبان بدن استفاده کنید و زبان بدن افراد را بخوانید
زبان بدن بخش کلیدی ارتباط در محیط کار است. به پیامهایی که مردم با حالات و حرکات صورت خود ارسال میکنند، دقت کنید. همچنین باید به نحوه برقراری ارتباط (عمدی یا غیرعمدی) با زبان بدن خود توجه زیادی داشته باشید.
مهارت های ارتباطی یک سفر یادگیری مادامالعمر
برای بسیاری از ما، بهبود مهارت های ارتباطی یک فرآیند مداوم است. بعید است هرگز به نقطهای برسیم که در آن هر یک از ما صادقانه بگوییم که دیگر نمیتوانیم در مورد ارتباطات بیاموزیم و اکنون متخصص هستیم و هرگز اشتباه نکردهایم. بنابراین ما باید هرلحظه در حال یادگیری باشیم. چقدر عالی میشد اگر این مهارت های ارتباطی از کودکی به ما آموزش داده میشد تا در روابطمان کمتر اشتباه کنیم.
اما فقط به این دلیل که ما هرگز «متخصص» نخواهیم شد، به این معنا نیست که نباید روند بهبود را آغاز کنیم. بهبود مهارت های ارتباطی شما تقریباً به طور قطع همه روابط بین فردی شما را چه در خانه و چه در محل کار آسان میکند و بهبود میبخشد. این یک سرمایهگذاری در زمان است که قطعاً نتیجه خواهد داد.
همانطور که اشاره شد، مهارت های ارتباطی شما تأثیر مستقیمی در روابط فردی و تیمی، شخصی و حرفهای شما دارند. اما برای بهبود این مهارتها حتی در سطح بالاتر نیاز به کمک داریم. تصور کنید چقدر عالی میشد اگر میتوانستید در مدت کوتاهی تمامی این اطلاعات را برای ارتقا توسعه فردیتان به دست میآوردید.
میخواهم به شما دورهای را معرفی کنم که نهتنها مهارتهای مورد نیاز برای توسعه فردی، بلکه مهارتهای توسعه مالی شما را نیز ارتقا میدهد. در دوره توسعه مالی، شما هر آنچه برای بالا بردن کیفیت زندگی شخصی و حرفهای خود نیاز دارید به دست میآورید. این دوره تاکنون به بیش از 100 هزار نفر در این زمینه کمک کرده است. تنها با روزی 20 دقیقه پس از گذشت یک ماه، شما شاهد تغییرات خود خواهید بود.
منبع: منبع مقاله